huishoudelijk reglement

  1. Begrippen
Algemene Ledenvergadering (ALV) Het orgaan van Energiek Poelgeest dat bestaat uit de verzamelde leden conform artikel 4 t/m 10 van de Statuten. Het statutaire begrip Algemene Vergadering wordt in de praktijk aangeduid als ALV of Algemene Ledenvergadering.
Bestuur Het orgaan van Energiek Poelgeest dat bestaat uit de door de ALV gekozen (bestuurs-)leden conform artikel 11 t/m 14 van de Statuten.
Statuten De Statuten van Coöperatie Energiek Poelgeest zoals weergegeven in de  akte van oprichting d.d. 6 oktober 2020
Huishoudelijk Reglement Dit document, waarvan de vaststelling en wijziging conform
artikel 23 van de Statuten zijn voorbehouden aan de ALV.
Lid Energiek Poelgeest kent verschillende categorieën van gewone en bijzondere leden, conform artikel 4 van de Statuten.
Participant Een lid van Energiek Poelgeest, dat geld ter beschikking stelt  voor de financiering van projectinvesteringen
Energiek Poelgeest coöperatie Energiek Poelgeest U.A., opgericht
op 6 oktober 2020 en verder Energiek Poelgeest genoemd.
Werkgebied De wijk Poelgeest te Oegstgeest
Commissie Een groep natuurlijke personen, die lid zijn van Energiek Poelgeest, die in opdracht van het bestuur een bepaalde taak uitvoert. De groep kan aangevuld worden met deskundigen.
Stuurgroep Dit overlegorgaan omvat alle bestuursleden (uitvoerend en niet-uitvoerend) en de coördinatoren van werkgroepen. De groep kan aangevuld worden met deskundigen en projectleiders (van buiten de wijk).
Werkgroep Een groep natuurlijke personen, die lid zijn van Energiek Poelgeest, die in opdracht van het bestuur een bepaald aandachtsgebied van actieve leden organiseert onder leiding van een coördinator. De coördinator vertegenwoordigt de werkgroep in de stuurgroep.

 

2   Functie van dit reglement

 

2.1  Dit reglement geeft nadere voorschriften ter aanvulling op bepalingen in de statuten en dient ter vastlegging van interne procedures en afspraken, alsmede taken en bevoegdheden van Energiek Poelgeest en haar organen voor zover die niet uit de statuten blijken. Ook geeft het de locatie weer van diverse artikelen in de statuten.

2.2  Dit reglement bevat geen artikelen die in tegenspraak met de statuten zijn, en kan op voorstel van het bestuur worden gewijzigd met een meerderheid van stemmen van de ALV.

2.3  Energiek Poelgeest volgt de zeven principes van het ICA (International Cooperative Alliance), die voor het eerst in 1895 geformuleerd zijn. De actuele leidraad is vastgelegd door EnergieSamen.nu .

Dit betreft de volgende principes:

  1. Open en vrijwillig lidmaatschap;
  2. Democratische controle door de leden;
  3. Economische participatie van de leden;
  4. Autonomie en onafhankelijkheid;
  5. Onderwijs, vorming en informatieverstrekking;
  6. Samenwerking tussen coöperaties;
  7. Engagement voor de gemeenschap.

2.4. Energiek Poelgeest volgt de gedragscode zoals vastgelegd door EnergieSamen.nu .  Deze code geeft aanwijzingen voor een correct gedrag ten aanzien van klanten en concurrenten en een correcte omgang met commercieel gevoelige informatie.

2.5  Het huishoudelijk reglement, ledenovereenkomst en de statuten zijn te raadplegen op de website van Energiek Poelgeest en opvraagbaar bij de secretaris van het bestuur.

3   Lidmaatschap

3.1  Energiek Poelgeest kent verschillende categorieën van gewone en bijzondere leden, nader aangeduid in artikel 4 van de statuten. Bijzondere leden zoals juniorleden, samenwerkingspartners en donateurs zijn niet wettelijk verbonden, maar hebben het recht om de ALV bij te wonen om zo direct betrokken te zijn bij de organisatie.

3.2  Natuurlijke personen die als lid wensen toe te treden richten een daartoe strekkend schriftelijk verzoek aan het bestuur met opgave van: naam, adres, woonplaats, e-mail adres, telefoonnummer, geboortedatum, bankrekeningnummer en tenaamstelling bankrekening of melden zich aan door het Aanmeldformulier Lidmaatschap Coöperatie Energiek Poelgeest in te vullen (zie hiervoor de website van Energiek Poelgeest) en te mailen naar energiekpoelgeest@xs4all.nl of te verzenden naar het postadres Cornelis van Steenishof  43,  2341PN Oegstgeest.

.3.3  Rechtspersonen die als lid wensen toe te treden richten een daartoe strekkend schriftelijk verzoek aan het bestuur met opgave van:

  1. A) naam, adres, vestigingsplaats, e-mail adres, recent uittreksel uit het handelsregister, bankrekeningnummer en tenaamstelling bankrekening,
  2. B) naam, adres, woonplaats, geboortedatum en e-mailadres van de vertegenwoordigende contactpersoon.
  3. C) het aanmeldformulier Lidmaatschap Coöperatie Energiek Poelgeest in te vullen (zie hiervoor de website van Energiek Poelgeest) en te mailen naar energiekpoelgeest@xs4all.nl of te verzenden naar het postadres Cornelis van Steenishof  43,  2341PN Oegstgeest

3.4  De verantwoordelijkheid voor de juistheid van de gegevens, zoals vermeld in artikel 5 (statuten), ligt bij het lid. Een lid is verplicht om bij een verandering van de gegevens, zoals vermeld in artikel 7.3 (statuten), onverwijld en uiterlijk binnen 30 dagen de secretaris in kennis te stellen.

3.5  Een lid kan kosteloos bij de secretaris een uittreksel opvragen van de gegevens, welke van het betreffend lid in het ledenregister zijn opgenomen.

3.6  De gegevens in het ledenregister zijn strikt vertrouwelijk en zullen niet aan derden ter beschikking worden gesteld.

3.7  Het is mogelijk gedurende het gehele kalenderjaar, op elke willekeurige dag, lid te worden van Energiek Poelgeest en het lidmaatschap geldt dan voor de rest van het kalenderjaar.

3.8  Aan het lidmaatschap is een jaarlijkse contributie van € 10,- verbonden. De hoogte van dit bedrag wordt ieder jaar door de ALV opnieuw vast gesteld.

4   Algemene Ledenvergadering

4.1  De Algemene (Leden-)vergadering is beschreven in de artikelen 18 tot en met 22 van de Statuten.

4.2  Een gewoon lid mag zich door een ander lid van dezelfde categorie doen vertegenwoordigen, mits dat lid door dit lid daartoe schriftelijk gemachtigd is. Een lid mag ten hoogste twee andere leden vertegenwoordigen.

4.3  Partners en gezinsleden van een gewoon lid hebben toegang tot de Algemene Ledenvergadering, maar geen spreek- en stemrecht.

4.4  Leden worden vanaf het moment dat zij de agenda, de onderliggende stukken en de te nemen besluiten hebben ontvangen in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld. Het bestuur spant zich in vragen uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering te beantwoorden en de antwoorden met alle leden te delen. Stemmen die voorafgaand aan de Algemene Ledenvergadering door middel van een elektronisch communicatiemiddel worden uitgebracht, worden gelijkgesteld met stemmen die ten tijde van de vergadering worden uitgebracht. Alle stemmen geschieden schriftelijk of elektronisch. Alleen bij uitsluitend fysieke vergaderingen is mondeling stemmen en besluitvorming bij acclamatie mogelijk.

 

5   Bestuur

5.1  Het bestuur is beschreven in de artikelen 11 tot en met 14 van de statuten.

5.2  Het bestuur van de coöperatie is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van het door de coöperatie vastgestelde beleid. Het bestuur voert daarnaast initiërende, stimulerende, coördinerende en operationele activiteiten uit ter realisatie van de doelstellingen van de coöperatie.

5.3  Het bestuur is verantwoordelijk voor de externe contacten van de coöperatie en voor de communicatie tussen bestuur en leden.

5.4  Het bestuur is slechts bevoegd tot het oprichten van rechtspersonen na voorafgaande goedkeuring van de statuten van die rechtspersoon door de ALV.

6   Participant

6.1  Gewone leden van Energiek Poelgeest kunnen financieel participeren in projecten van de eigen coöperatie en ook in die van de regionale koepelcoöperatie Rijnland Energie. Dit op basis van het lidmaatschap van Energiek Poelgeest van deze koepelcoöperatie. Daartoe is op 26-3-2021 een Ledenovereenkomst afgesloten tussen Energiek Poelgeest en Rijnland Energie Coöperatie U.A..

6.2  Minderjarige leden kunnen alleen participeren met uitdrukkelijke toestemming van ouders, grootouders of wettelijke vertegenwoordigers.

6.3  De voorwaarden voor participatie zijn vastgelegd in het participatiereglement en informatiebrochure van het specifieke project en de uitgevende instantie (zoals bijvoorbeeld Rijnland Energie Coöperatie).

6.4  De participant sluit voor dat specifieke project een participatieovereenkomst af. In die overeenkomst  worden de afspraken en een bedrag vastgelegd.

6.5  Van de participaties wordt een register bijgehouden door de uitgevende coöperatie, waarin de relevante gegevens vastgelegd zoals de ingangsdatum van de participatie, de condities en de hoogte van de participatie.

6.6  Een lid kan kosteloos bij de secretaris een uittreksel opvragen van de gegevens, welke van het betreffend lid in het participatieregister van Energiek Poelgeest zijn opgenomen.

6.7  De gegevens in het participatieregister zijn strikt vertrouwelijk en zullen niet aan derden ter beschikking worden gesteld.

6.8  De vaststelling van enig projectdividend door de ALV is slechts voorbehouden aan die leden die financieel participeren in één van de projecten van Energiek Poelgeest.

 

7   Commissies

7.1  Het bestuur kan commissies instellen voor het organiseren en uitvoeren van specifieke werkzaamheden zoals PR of kascontrole, die bijdragen aan de realisering van de doelstellingen van Energiek Poelgeest.

7.2  De samenstelling en omvang van een commissie worden door het bestuur per situatie vastgesteld.

7.3  De leden van een commissie dienen lid te zijn van Energiek Poelgeest. De commissie kan beperkt aangevuld worden met niet-leden, bijv. externe deskundigen vanwege hun specifieke kennis, dit ter goedkeuring van het bestuur.

7.4  Het bestuur benoemt een voorzitter/projectleider op voordracht van de deelnemers. Deze bewaakt het goed functioneren van de commissie, verzorgt de contacten met het bestuur en de ALV. Deze brengt verslag uit aan het bestuur over de activiteiten en resultaten van de commissie.

7.5  De commissies worden door het bestuur ingesteld, krijgen hun opdracht van het bestuur en zijn rekening en verantwoording verschuldigd aan het bestuur.

7.6  Commissies treden niet zelfstandig namens Energiek Poelgeest naar buiten, tenzij daarover vooraf van het bestuur mondelinge of schriftelijke toestemming voor is verkregen.

7.7  Het bestuur kan een commissie met onmiddellijke ingang ontbinden of een individueel lid van de commissie van zijn taken ontheffen.

 

8   Kascontrolecommissie

8.1  Indien de ALV niet gehouden is aan de wettelijke plicht om een accountant opdracht te geven voor de controle van de Jaarrekening, benoemt de ALV uit haar midden jaarlijks een kascontrolecommissie.

8.2  De kascontrolecommissie bestaat uit tenminste 2 leden en 1 plaatsvervangend lid.

8.3  De leden van de kascontrolecommissie zijn voor ten hoogste 2 jaar als lid benoembaar, en treden om-en-om af. Het plaatsvervangend lid neemt automatisch de plaats in van het teruggetreden lid.

9    Werkgroepen

9.1  Werkgroepen en hun coördinator worden bij besluit van het bestuur ingesteld.  Het bestuur houdt in het ledenregister het deelname aan de werkgroepen bij, in aanvulling op hoofdstuk 3.

9.2  De leden die een werkgroep vormen, hebben toegang tot het werkgroep overleg. Zij kiezen onderling een kandidaat voor de coördinerende rol en vertegenwoordig van werkgroep in de stuurgroep.

9.3  Een werkgroep wordt ten minste eenmaal per jaar bijeengeroepen en voorts zo vaak als de coördinator en deelnemers dit wensen.

9.4  De werkgroep heeft tot taak zich in te zetten voor de aan haar toegewezen  doelen, onderwerp of aandachtsgebied. Dit omvat het actief:

  1. A)   voorbereiden, uitwerken en realiseren  van project activiteiten
  2. B)   uitvoeren van operationele werkzaamheden
  3. C)   het betrekken en werven van alle inwoners die hier ook belangstelling voor hebben.

9.5  De werkgroep stuurt jaarlijks voor 1 november een begroting aan de stuurgroep.  In deze begroting komen de kosten van de voorgenomen activiteiten tot uiting.

9.6  De bewaking van de begroting en uitgaven van de werkgroepen blijft de verantwoordelijkheid van het Bestuur.

10  Onkostenvergoeding

10.1 Aan een stuurgroeplid, coördinator, deskundige of projectleider kan een vrijwilligersvergoeding worden toegekend, waarvan de hoogte in overeenstemming is met substantiële verrichte werkzaamheden voor Energiek Poelgeest. Deze vergoeding zal nooit meer bedragen dan de maximaal voor dat jaar wettelijk geldende onbelaste vrijwilligersvergoeding (in 2021 is het uurtarief € 5,- (vanaf 21 jaar) en het maximum € 1.800,-).

10.2 Het lid dat uit andere hoofde een vergoeding krijgt voor ten behoeve van Energiek Poelgeest verrichte werkzaamheden, komt in dat betreffende jaar niet tegelijkertijd in aanmerking voor de in 10.1 bedoelde vrijwilligersvergoeding.

10.3 Reiskosten gemaakt ten dienste van Energiek Poelgeest buiten het werkgebied worden vergoed op basis van de kosten van openbaar vervoer, tweede klas, dan wel op basis van een onbelaste kilometervergoeding ad € 0,19 na voorafgaande goedkeuring door de penningmeester.

10.4 Directe onkosten die door gewone leden na voorafgaande goedkeuring van de penningmeester worden gemaakt voor Energiek Poelgeest, worden op declaratiebasis vergoed.

10.5 Overige kosten, zoals de deelname aan studiedagen en conferenties die direct of indirect voor Energiek Poelgeest van betekenis zijn, kunnen worden vergoed na voorafgaande goedkeuring door het bestuur.

10.6 Declaraties worden door de penningmeester, of indien het de penningmeester zelf betreft, door een ander bestuurslid geparafeerd.

10.7 Het bestuur rapporteert de onkosten jaarlijks aan de Algemene Ledenvergadering zodat deze uitgaven transparant zijn voor de leden.

11  Slotartikel

11.1 In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur.

11.2 Leden kunnen over dergelijke besluiten altijd overleg plegen met het bestuur. Verder kunnen leden conform de statuten een Algemene Ledenvergadering bijeen laten roepen door het bestuur als zij een dergelijk besluit met andere leden willen bespreken.

11.3 Dit Huishoudelijk reglement treedt in werking op 14 april 2021.

 

Aldus vastgesteld op 14 april 2021 door de Algemene Ledenvergadering van de coöperatie Energiek Poelgeest U.A.

 

 

 

Dhr. P. A. van Schie,                          Dhr. F.A.M. ter Beek

 

voorzitter                                            secretaris